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铜陵市政务服务电子文件管理暂行办法
发布日期:2018-10-15 点击数:2349次 来源:郊区档案局

关于印发《铜陵市政务服务电子文件管理暂行办法》的通知

 

各有关单位:

为规范我市政务服务电子文件管理工作,确保电子文件的真实、完整、有效和安全,根据《铜陵市加快推进“最多跑一次”改革实施方案》精神,市档案局、市机构编制委员会办公室、市信息化管理办公室联合制定了《铜陵市政务服务电子文件管理暂行办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

 

 铜陵市档案局  铜陵市机构编制委员会办公室  铜陵市信息化管理办公室

              

 

  2018年10月9日

 

铜陵市政务服务电子文件管理暂行办法

 

第一章  

 

第一条  为规范我市政务服务电子文件管理工作,确保电子文件的真实、完整、有效和安全,根据《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》(国发〔2016〕51号)、《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈电子文件管理暂行办法〉的通知》(厅字〔2009〕39号)和《国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》(档发〔2012〕7号)等规定,结合本市实际,制定本办法。

第二条  本市县(区)级以上行政机关或其他法律法规授权、受委托行使行政职能的组织(以下统称行政机关)在安徽政务服务网上的电子文件管理,适用本办法。

第三条  本办法所称的电子文件,是指行政机关通过安徽政务服务网行使行政权力事项,履行公共服务、行政监管等职能活动中直接形成或交换共享的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电子信息记录。

本办法所称的电子文件管理,是指行政机关对在安徽政务服务网上形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的电子文件进行管理的活动。

第四条  在安徽政务服务网上办结归档的电子文件是行政机关依法履行职能的重要凭证,是国家档案信息资源的重要组成部分。政务服务网电子文件管理应当遵循以下原则:

(一)统一规划。将电子文件管理工作纳入政务服务网总体规划,实行统筹规划和统一标准、流程等进行规范管理。

(二)全程管理。政务服务网电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理,确保电子文件运行实现连续性、安全性、可控性。

(三)高效服务。发挥电子文件高效、便捷的优势,通过政务服务网等渠道提供分层次、分类别的共享利用。

(四)确保安全。采取有效技术手段和管理措施,确保政务服务网电子文件真实、完整、有效和安全。

第五条  政务服务网电子文件管理职责分工:

(一)市、县(区)政府负责组织领导、督促检查本级政务服务网电子文件管理工作。

(二)各级档案行政管理部门依照职责负责对本级政务服务网电子文件管理工作进行监督指导。各级国家综合档案馆负责建设本级政务服务网电子文件统一平台,促进电子文件接收归档、长久保存和共享利用。

各级信息化工作机构负责为本级政务服务网电子文件管理工作,提供相应技术支持和服务。

(三)行政机关按照有关法律法规规定,负责各自职责范围内的政务服务网电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等工作。

 

第二章 形成与办理

 

第六条  各级信息化工作机构应当按照《电子文件管理暂行办法》等有关规定,建设和完善各级政务服务网电子文件的形成、办理、归档、数据交换等基本功能模块,并实现安全、可靠、有效运行。

第七条  行政机关应当按照机构编制部门审核公布的行政权力清单、责任清单、公共服务事项目录和运行流程等要求,对本单位在安徽政务服务网上办理事项的材料递交、办理、制作和留存等作出具体规定,确保电子文件的真实、完整、有效、安全。

第八条  在安徽政务服务网上申请、受理、办理、办结、送达等办理事项过程中形成、获取的电子文件,应当采用符合标准规范的文件存储格式,并根据信息化发展的需要,动态调整相应的文件存储格式和技术支撑,确保能够被长期有效读取。

第九条  政务服务网电子文件的形成、办理等过程,一般采用网上在线运行方式,法律法规另有规定的除外。采用网上在线运行方式的,应当符合国家法律法规对电子文件的原件形式和标准规范要求。

行政机关通过安徽政务服务网办结归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子文件,与纸质文书具有同等法律效力。

第十条  安徽政务服务网电子文件形成、办理、归档等过程中,应当采用时间戳、日志、备份等可靠技术保障措施,确保其信息真实、内容完整、可靠安全并形成记录。

 

第三章 归档与移交

 

第十一条  行政机关应当按照国家有关文件材料归档范围和保管期限的规定,制定本单位政务服务网电子文件的归档范围和保管期限要求,并报同级档案行政管理部门审核确定。

政务服务网电子文件一般按办理事项确定保管期限;对于凭证性电子文件,其保管期限不得低于行政管理、诉讼、审计等活动所需要的追溯年限。

第十二条  行政机关应当对本单位在安徽政务服务网上运行并具有保存价值的电子文件及时进行归档,定期导入相应的电子文件管理系统,并由本单位档案部门负责管理。

政务服务网电子文件一般以办理事项为基本单位进行归档管理;对于行政执法类电子文件,其归档材料整理参照行政执法案卷评查相关工作制度要求执行。

第十三条  归档的政务服务网电子文件应当满足可长期保存的要求,各级信息化工作机构要加强技术指导和服务保障,确保电子文件在脱离安徽政务服务网归档后能够被正确读取和使用。

文字、图表、图像、音频、视频、数据库等安徽政务服务网电子文件的归档格式,按照国家有关标准规范执行;在政务服务网上以数据库信息临时抽取组合方式显示的电子文件,归档时以PDF、OFD、XML、HTML等通用格式保存。以数据链接形式存放的政务服务网电子文件,归档时需下载保存原发布单位的实际电子文件。

第十四条  政务服务网电子文件归档采取实时归档和定期归档相结合的方式。政务服务网电子文件的形成、办理等人员应在电子文件办结后实时归档,并按国家有关规定向本单位档案部门定期报送归档。

第十五条  行政机关一般应通过本级国家综合档案馆电子文件统一平台,对政务服务网办结的电子文件进行归档移交和集中管理,并按标准规范做好分类、整理、存储、封装、鉴定、检测等工作。行政机关自行开发的电子文件归档管理系统,功能需求应符合国家相关标准规范,并做好与本级国家综合档案馆电子文件统一平台的技术对接。

第十六条  对属于国家综合档案馆接收范围的政务服务网归档电子文件,行政机关应当按照《电子档案移交与接收办法》的要求,自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案,经同级档案行政主管部门同意,可适当延长移交时间;对涉密电子档案的移交时间,按保密管理有关规定和程序报经批准后另行实施。经同级国家综合档案馆同意,行政机关可在政务服务网电子文件向本单位档案部门实时和定期归档的同时,开展移交进馆工作,并在规定时限内办理移交进馆手续。

 

第四章 安全保管与共享利用

 

第十七条  行政机关应当建立健全政务服务网电子文件安全保管各项规章制度,按照国家信息安全等级保护标准建立安全防护体系,配备必要的信息安全设施设备,推进数字档案室标准化建设。

行政机关应当加强对在政务服务网上办结归档的电子文件的安全保管,严格开展档案登记备份工作,并做好日常检查、迁移、鉴定、到期销毁等工作。

第十八条  行政机关应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492号)和档案、保密、信息安全、知识产权保护、网络安全等法律法规规定,认真履行信息公开的主体责任,做好政务服务网归档电子文件的信息公开、开放鉴定等工作,保证电子文件得到方便快捷的共享利用。

第十九条  在政务服务网上形成的电子文件坚持以共享利用为常态、以不共享利用为例外的原则。行政机关应当按照办理事项,对本单位在政务服务网上形成的电子文件进行逐项梳理,按照省有关规定,明确其共享利用的范围和条件。

第二十条  对属于共享利用范围的政务服务网电子文件,行政机关应当按照《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》,拓宽利用渠道,促进共享利用。

行政机关已移交进馆的政务服务网电子文件,由各级国家综合档案馆根据确定的共享利用范围和属性,通过电子文件统一平台或其他渠道提供共享利用。

 

第五章 考核与监督

 

第二十一条  行政机关应当制定本单位政务服务网电子文件管理工作的各项制度规定和责任分工,确保责任到岗到人。

第二十二条  加强对政务服务网电子文件管理工作的考核监督,各级信息化工作机构负责会同档案行政主管部门组织开展工作检查,对政务服务网电子文件管理工作进行评估和通报。考核结果作为安排行政机关信息化建设项目和预算的重要依据。

 

第六章  

 

第二十三条  各县(区)政府可根据本办法,制定本级政务服务网电子文件管理工作实施办法。

第二十四条  本市乡镇政府(办事处)以及具有公共管理和服务职能的公共企事业单位通过安徽政务服务网形成的电子文件的管理,参照本办法执行。

第二十五条  本办法自发布之日起施行。

 

来源:铜陵档案信息网

 
 
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