第一条  为便于正确界定本机关文件第一材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人名共和国档案法实施办法》及国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关的实际，制定本规定。

第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史纪录。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条  机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条 凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工件的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料；

（七）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的覆函、批复等文件材料；

八条  定期保管的文书档案主要包括

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文字材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；

第九条  机关形成的人事、会计及其他文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条  机关对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本定稿一并归档。

第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其它机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。 

铜陵市郊区档案局文书档案保管期限表

1本局召开、参加会议材料

⒈1本局党组、支部会议、支委会议记录、纪要                       永久

⒈2本局局长办公会议记录、纪要                                   永久

⒈3本局局务会议记录、纪要                                       永久

⒈4本局召开年度档案工作会议、专题会议文件

⒈⒋1会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要    永久

⒈⒋2典型材料、代表发言、交流材料，简报                         30年

⒈5  本局与其他机关联合召开会议

⒈⒌1本局为主办的

⒈⒌⒈1会议通知、名单、日程、报告、讲话、

总结、决议、决定、纪要                                       永久

⒈⒌⒈2典型材料、代表发言、交流材料，简报                       30年

⒈⒌⒈3两办召开的档案工作专题会议材料                           永久

⒈⒌2本局为协办的

⒈⒌⒉1会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要       30年

⒈⒌⒉2典型材料、代表发言、交流材料，简报                       10年

⒈6本局参加、承办国际性会议文件材料

⒈⒍1请示、批复、申办和筹组委主要活动安排、议程、名单、主报告和辅助报告的原文及译文、领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计             永久

⒈⒍2代表发言、交流材料、简报、新闻报道                         30年

⒈⒍3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排     10年

⒈7本局参加其他单位举办的会议材料

⒈⒎1参加上级档案局工作会议，需贯彻执行的业务方面的文件         30年

⒈⒎2参加区直单位有关会议，需贯彻执行会议文件                   10年

⒈8档案协作研讨会、友好档案馆年会

⒈⒏1本局为主办方

⒈⒏⒈1会议通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要       30年

⒈⒏⒈2代表发言、交流材料、简报、新闻报道      10年

⒈⒏2本局为参会方，会议通知、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、本局代表发言材料                                 10年

2本局党支部、工会、学会工作文件材料               

⒉1党员、工会会员名册、统计表，批准加入党、工会、学会组织文件材料    永久

⒉2换届选举的请示、批复                                         永久

⒉3年度工作总结、计划                                           永久

⒉4表彰先进党支部、优秀党员材料

⒉⒋1县级（含）以上表彰                                         永久

⒉⒋2县级以下表彰                                               30年

⒉5党员违纪、处分的决定、结论，本人申诉、控告材料

⒉⒌1受到警告（不含）以上处分的                                 永久

⒉⒌2受到警告处分的                                            30年

⒉⒌3受到通报批评的                                            10年

⒉⒍1党员组织关系介绍信、存根                                  永久

⒉⒍2党费收缴情况、收据                                        10年

⒉7上级党组织关于党建、纪检工作

⒉⒎1全区性重大专题活动的通知、方案、专题报告                  30年

⒉⒎2经常性、一般性、常规性活动的                              10年

3综合性工作文件材料

⒊1本局全面性工作的计划、规划、总结、统计报表

⒊⒈1年度和年度以上全面性工作的计划、规划、总结、统计报表      永久

⒊⒈2年度以下的计划、总结、统计报表                            10年

⒊2本局有关活动情况报告、专题调研材料

⒊⒉1主要职能活动情况报告，具有普遍指导意义、反映问题具有严重性或自然灾害等专题调研材料                              永久

⒊⒉2非主要职能活动情况报告、一般问题的调研材料                10年

⒊3下级机关报送的年度和年度以上工作总结、计划、规划、统计报表、重大问题专题报告

⒊⒊1重大问题专题报告                                          30年

⒊⒊2年度和年度以上总结、计划、规划、统计报表                  10年

⒊4本局编辑、编写的文件材料

⒊⒋1大事记、机构沿革                                          永久

⒊⒋2机关编辑的正式出版物、反映机关主要职能活动的书籍及付印稿        永久

⒊5上级机关、上级领导视察、检查本地区档案工作和本局工作形成的文件材料

⒊⒌1省部级以上领导                                            永久

⒊⒌2省部级（不含）以下领导视察、检查本地区、本机关重要工作，重要工作，档案馆库建设、创新工作等方面的指示、批示等        永久

⒊⒌3省部级（不含）以下领导视察、检查、指导本地区、本机关业务工作     30年

⒊⒌4本局工作情况汇报                                           30年

⒊6档案年度综合评估、测评标准、通报                             永久

⒊7本局代上级机关起草并被采用的文件材料                         30年

⒊8机关联合行文的文件材料

⒊⒏1本机关为主办的

⒊⒏⒈1有关法规政策性的、重大业务建设档案业务问题的             永久

⒊⒏⒈2有关基础性、技术性档案业务问题的                         30年

⒊⒏2本机关为协办的

⒊⒏⒉1有关法规政策性的、重大业务建设档案业务问题的             30年

⒊⒏⒉2有关基础性、技术性档案业务问题的                         10年

4机构、编制、人事工作文件材料

⒋1机构设置、撤并、更名、组织简则、人员编制、启用印信和作废等批复、通知、请示                                           永久

⒋2本局干部职工录用、转正、定级、调资、任免、退休、死亡、抚恤、停薪留职、辞职等批复、通知、请示                         永久

⒋3本局职工名册、统计年报、人事考核、职称评定文件材料           永久

⒋4本局职工调动工作行政、工资关系介绍信、存根                   永久

⒋5干部人事工作制度、规定、办法等文件

⒋⒌1本局人事工作制度、规定、办法等文件                         30年

⒋⒌2区委组织部、区人事局人事工作制度、规定、办法等文件         10年

⒋6表彰先进集体、个人材料

⒋⒍1县级（含）以上表彰                                         永久

⒋⒍2县级以下表彰                                               30年

⒋⒍3局内公务员考核优秀表扬                                     30年

⒋⒍4公务员违纪、处分的决定、结论，本人申诉、控告材料

⒋⒍⒋1受到警告（不含）以上处分的                               永久

⒋⒍⒋2受到警告处分的                                           30年

⒋⒍⒋3受到通报批评的                                           10年

5监督指导工作业务文件材料

⒌1机关综合档案室建立和发证、档案工作目标管理等级认定、验收、复查工作文件材料                                            30年

⒌2本局转发的方针政策、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料                                              永久

⒌3企业、科技事业单位综合档案室建立、统计、档案处置、调研报告         永久

⒌4档案业务培训

⒌⒋1本局举办档案业务培训通知、安排、参学人员名册、发放培训证书登记表                                                  30年

⒌⒋2本局人员参加省档案局举办的各类业务培训                     10年

⒌5社区、农业和农村档案工作、乡镇村、小城镇、新农村建设建档文件材料

⒌⒌1业务规范、统计数据                                         永久

⒌⒌2通知、意见、检查、验收、经验推广等工作                     30年

⒌6旅游档案管理办法、执行情况检查、通报                         永久

⒌7土地确权档案工作文件材料

⒌⒎1规定、办法、统计数据                                       永久

⒌⒎2通知、意见                                                 30年

⒌8重点工程档案工作文件材料

⒌⒏1重点工程档案竣工验收、登记表、执法检查工作、调查报告       永久

⒌⒏2开展调查、登记工作的通知                                   30年

⒌9档案管理模式改革工作文件材料

⒌⒐1方案、成立领导组、会议纪要、领导批示、统计表、建立有关工作制度                                                    永久

⒌⒐2阶段成果报告、信息                                         10年

⒌10档案年检工作通知、通报                                      30年

⒌11本局业务问题的请示与上级机关的批复、批示，同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

⒌⒒1有关法规政策性的、重大业务建设档案业务问题的               永久

⒌⒒2有关基础性、技术性档案业务问题的                           30年

6档案管理工作业务文件材料

⒍1档案馆档案管理规范、制度                                     永久

⒍2档案、资料分类与编号方案                                     永久

⒍3档案接收通知、移交清册                                       30年

⒍4国家重点档案抢救形成的文件材料             

⒍⒋1规定、办法、统计数据、征集清单、抢救情况年度报告           永久

⒍⒋2本馆颁发捐赠档案证书存根、登记簿                               永久

⒍⒋3经费来源、支出                                             30年

⒍5本馆档案鉴定、销毁、开放文件材料                             永久

⒍6馆藏档案数字化工作计划、情况报告                             30年

⒍7现行文件、电子文件中心、政务信息公开形成的文件材料

⒍⒎1接收现行文件、电子文件、政务信息公开规定、办法、提供利用统计数据                                                永久

⒍⒎2数据库维护文件材料                                        10年

⒍8保密工作文件

⒍⒏1工作制度                                                  永久

⒍⒏2年度工作情况报告

⒍⒏3检查记录、保密责任书、审查表、成立保密领导组              10年

6.9反映本机关史志工作的文件材料

6.9.1史志工作计划、总结及活动安排                        永久                                       

6.9.2  编修志书中形成的文件材料                      30年

6.9.3党史大事记的相关材料                          30年

6.9.4史志业务培训计划、总结、通报的相关材料              30年

7科教编研工作业务文件材料

⒎1简报、工作信息、情况反映                                    10年

⒎2全宗指南、基础数据汇编、典型利用效益事例汇编、本局档案志    永久

⒎3档案信息化建设的通知、规划、情况报告、推广应用档案软件      30年

⒎4档案法律、法规宣传贯彻、情况报告                            30年

⒎5科研课题工作文件材料

⒎⒌1全区、本局科研工作规划                                    永久

⒎⒌2组织档案科研项目立项、鉴定、评奖、推广                    永久

⒎6档案保护技术文件材料                                        30年

8行政管理、执法工作

⒏1安全保卫工作文件材料

⒏⒈1工作制度、重大灾情预案和报告                              永久

⒏⒈2成立安全工作领导组、安全检查、调查记录                    10年

⒏2本局机关事务管理文件材料

⒏⒉1本局房产土地所有权和使用权的文件材料                      永久

⒏⒉2与有关单位签订的合同、协议、协定文件材料

⒏⒉⒉1数额大、项目合作具有长远意义的，法律责任有效期较长的    永久

⒏⒉⒉2数额小、临时性的                                        10年

⒏⒉3接待工作的计划、方案

⒏⒉⒊1接待党和国家领导人、国际友人、著名知名人士              30年

⒏⒉⒊2一般的                                                  10年

⒏⒉4本局财务预算、落实业务经费的请示、批示                    30年

⒏⒉5本局物资(办公设备及用口、机动车等)采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料         30年

⒏⒉6国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料                                            

⒏⒉⒍1资产金额较大、专用设备的                                 永久

⒏⒉⒍2资产金额较小、通用设备的                                 10年

⒏3本局处理人民来信来访的文件材料

⒏⒊1有局以上领导重要批示并有处理结果的                         永久

⒏⒊2其他有处理结果的                                           30年

⒏4本局办理人大议案、政协提案文件材料

⒏⒋1本局为主要承办机关的                                       永久

⒏⒋2本局为协办机关的                                           30年

⒏5本局与有关部门或科室、个人签订的各类目标责任书               10年

⒏6本局档案行政执法工作文件材料

⒏⒍1档案法制工作计划、总结、执法检查的通知、通报、整改通知书    永久

⒏⒍2下属档案机构报送的执法检查整改结果反馈                     30年

⒏7档案行政管理工作中的审批、审查、核准、备案等文件材料

⒏⒎1本局行政管理工作制度、程序、规定等文件材料                      永久

⒏⒎2出卖、转让、赠送非国有档案许可                              永久

⒏⒎3文书档案保管期限表审批                                     30年

⒏⒎4延长档案移交期限的审批                                     10年

⒏⒎5本局行政管理工作中形成的备案文件材料                       10年

⒏8行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作文件材料

⒏⒏1行政处罚、处分中属警告(不含)以上的,赔偿的(发生复议的根据上述三种情况定)                                             永久

⒏⒏2行政处罚、处分中属警告                                    30年

9上级关机关制发要贯彻执行的文件材料

⒐1上级关机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

⒐⒈1方针、政策、法规性的                                      永久

⒐⒈2宣传、贯彻、开展、加强、推进具体工作的通知、意见          30年

⒐2上级关机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料      10年

10同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料         10年